Durch die Digitalisierung ändern sich viele Tätigkeiten in der Verwaltung. Ein von der Universität Oldenburg koordiniertes, niedersachsenweites Kompetenzzentrum soll die Hochschulen dabei unterstützen, Veränderungsprozesse zu steuern und die Beschäftigten fit für die neuen Aufgaben zu machen.
Vom elektronischen Rechnungswesen bis zur digitalen Akte, vom Bewerbungsportal bis zur Prüfungsverwaltungssoftware: Universitätsverwaltungen werden immer digitaler. „Der Prozess nimmt Fahrt auf, und wir müssen uns den damit verbundenen Herausforderungen stellen“, sagt Dr. Carolin Schöbel-Peinemann, Leiterin der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung (PEOE) im Dezernat 1. Für sie ist klar: „Die Digitalisierung bringt nicht nur technische Veränderungen und damit verbundene Chancen mit sich, sondern bedeutet für die Mitarbeitenden natürlich auch große Umstellungen.“
Damit einher gehe auch ein Kulturwandel, ergänzt ihre Kollegin Anja Kruse, stellvertretende Leiterin der Abteilung PEOE: „Oft strukturiert sich die Arbeit komplett neu: Abläufe ändern sich, Aufgaben fallen weg, die Verantwortung wird neu verteilt.“ Solche Veränderungsprozesse erfordern eine intensive Begleitung, so die Expertin: „Die Digitalisierung bietet viel Potenzial für mehr Effizienz und größeren Output. Gleichzeitig sind Veränderungen mit ihr verbunden, was Menschen naturgemäß nicht immer leichtfällt. Daher muss man sie mitnehmen und beteiligen.“ Transparenz und Kommunikation seien das A und O, damit ein Wandel gelingt.
Dafür, dass die Hochschulen ihre Mitarbeitenden in der Verwaltung gut auf die Herausforderungen der Digitalisierung vorbereiten können, soll ein niedersachsenweites Kompetenzzentrum unter Oldenburger Leitung sorgen. Schöbel-Peinemann und Kruse haben die Projektleitung für das Vorhaben mit dem Titel „Personalentwicklung und Changemanagement“ (PEChange). Es wird seit Juni vom Land Niedersachsen und der VolkswagenStiftung für insgesamt sechs Jahre gefördert und mit fünf neuen Stellen ausgestattet. Das Kompetenzzentrum ist Teil der großen Digitalisierungsoffensive „Hochschule.digital Niedersachsen“. Zusammen mit der VolkswagenStiftung stellt das Land fast 22 Millionen Euro zur Verfügung, damit alle 20 niedersächsischen Hochschulen ihre Digitalisierungsvorhaben in den Bereichen Studium und Lehre, Forschung und Verwaltung miteinander abstimmen und gemeinsame Lösungen entwickeln.
Übergeordnete Aufgabe für das Oldenburger Kompetenzzentrum
Die Hochschulverwaltungen haben sich zu diesem Zweck im „Digital Transformation Network“ zusammengeschlossen. Zentrales Element sind vier Kompetenzzentren an unterschiedlichen Hochschulstandorten, von denen drei eher technisch orientiert sind. Sie sollen gemeinsame Standards festlegen, Prozesse vereinheitlichen und Fachwissen bündeln. Für den Bereich Personal- und Finanzwesen ist die Universität Hannover zuständig, für das Thema Campusmanagementsystem die Universität Osnabrück und für Dokumentenmanagement und digitalen Workflow die TU Braunschweig. Das vierte Kompetenzzentrum PEChange an der Universität Oldenburg hat in gewisser Weise eine übergeordnete Aufgabe: „Wir stehen in engem Austausch mit den anderen Kompetenzzentren und ermitteln in Abstimmung mit ihnen, welcher Bedarf an Personalentwicklung und Weiterbildungen entsteht“, erklärt Kruse.
Konkret widmet sich PEChange vier Arbeitspaketen: Zum einen sollen die Hochschulen Instrumente aus dem Projektmanagement an die Hand bekommen, um Digitalisierungs- und Veränderungsvorhaben gut steuern zu können. Ein wichtiger Punkt ist etwa ein sogenanntes Projektportfoliomanagement für die Verwaltung, das es erlaubt, Prioritäten in der Projektplanung zu setzen und Ressourcen zu planen. „In Oldenburg haben wir so etwas schon seit einigen Jahren etabliert, daher können wir unsere Erfahrungen hier gut einbringen“, betont Schöbel-Peinemann.
Im zweiten Arbeitspaket geht es darum, die Fähigkeiten und Kompetenzen zu beschreiben, die bei unterschiedlichen Tätigkeiten in Zukunft benötigt werden. Neben fachlichen Kompetenzen gehören dazu auch übergeordnete Fähigkeiten, etwa, Probleme eigenständig lösen zu können, die eigenen Handlungen kritisch zu reflektieren oder sich selbst neue Fertigkeiten anzueignen. Im dritten Arbeitspaket werden neue Weiterbildungs- und Entwicklungsangebote konzipiert, um die nötigen digitalen Kompetenzen und Softskills zu vermitteln. Kurse und Weiterbildungen sollen zentral über die Hochschulübergreifende Weiterbildung (HüW) angeboten werden, eine seit 2001 bestehende Einrichtung, an der alle niedersächsischen Hochschulen beteiligt sind. „Die HüW ist das perfekte Netzwerk, auf das man aufbauen kann“, sagt Schöbel-Peinemann. Das Projektteam will dort möglichst schnell ein Lernmanagementsystem einführen, um etwa Selbstlernmodule bereitstellen zu können. Geplant ist es, standardisierte Module zu entwickeln, etwa einen „Digitalführerschein“, mit dem man seine Methodenkompetenz testen kann, dazu Lehrvideos und Tutorials. „Wir werden eine Art Baukasten bereitstellen, mit dem man sich auch jenseits von Kursen Basiskompetenzen aneignen kann“, erklärt Schöbel-Peinemann. Zusätzlich sollen klassische Weiterbildungen zu fachlichen Themen eingerichtet werden.
Die Veränderungen durch die Digitalisierung haben eine neue Dimension.
Dr. Carolin Schöbel-Peinemann, Personal- und Organisationsentwicklung
Mit einzelnen Schulungen ist es allerdings nicht getan. „Die Veränderungen durch die Digitalisierung haben eine neue Dimension, auch die Entwicklungen durch KI gehen immer weiter“, betont die Expertin. Im vierten Arbeitspaket geht es daher darum, diese teils herausfordernden Prozesse zu unterstützen. „Hier sind die Führungskräfte besonders gefragt“, erklärt Schöbel-Peinemann. Sie sollen etwa darin geschult werden, Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft unter den Beschäftigten zu fördern oder Konflikte zu bewältigen. Vor allem diejenigen, deren Bereiche durch die Digitalisierung besonders stark verändert werden, sollen im Umgang mit Change-Prozessen geschult werden, auch Einzelberatungen sollen möglich sein.
Bei einer Sache sind sich alle Beteiligten einig: „Das Thema Digitalisierung wird uns langfristig beschäftigen und immer wieder zu Veränderungen im Arbeitsumfeld führen“, sagt Anja Kruse. Umso besser sei es, dass die niedersächsischen Hochschulen nun ihre Kräfte bündeln und gemeinsam Strategien entwickeln, um mit den Veränderungen umzugehen.
