Beschäftigte*r in der Geschäftsstelle

Über uns

Die Stabsstelle Presse & Kommunikation ist Ansprechpartnerin in allen Fragen der internen und externen Kommunikation der Universität. Wir kommunizieren aktuelle Informationen auf unterschiedlichsten Wegen an die Medien, in die Öffentlichkeit und die Universität. Die Organisation von Veranstaltungen gehört ebenso zu unseren vielfältigen Aufgaben wie beispielsweise das Corporate Design, Aspekte des Studierendenmarketings oder die Ausbildung von Volontär*innen. 

In unserer Geschäftsstelle laufen alle Fäden zusammen. Wir suchen Sie als kompetente*n Ansprechpartner*in für die Kolleg*innen der Stabsstelle und unsere zahlreichen Kontakte innerhalb und außerhalb der Universität. 

Ihre Aufgaben

Sie managen die Geschäftsstelle mit allen Geschäftsstellen- und Verwaltungsangelegenheiten und das Finanzmanagement. Sie sind zudem Assistent*in der Stabsstellenleitung und arbeiten eng mit dem zentralen Veranstaltungsmanagement zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Organisation der Geschäftsstelle, administrative Aufgaben, Bearbeiten von Anfragen, Beschaffungen, Mitwirkung bei Personalangelegenheiten, Kontaktdaten-Pflege im CRM-System Combit
• Finanzplanung und -koordinierung aller Finanzangelegenheiten der Stabsstelle
• Unterstützung des zentralen Veranstaltungsmanagements / Mitarbeit bei der Realisierung öffentlichkeitswirksamer Veranstaltungen
• Assistenz der Stabstellenleitung: u.a. Koordination des Informations- und Kommunikationsflusses, Terminkoordination einschl. Vor- und Nachbereitung von Terminen, Verfassen von Textentwürfen und Vorlagen, Korrektorat, Recherchen

Ihr Profil

Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung, Verwaltungsprüfung I oder eine sonstige Gleichwertigkeit im Sinne der Vereinbarung-VerwLG (Bek. d. MI v. 20.1.2014 - 11.41-03220/2.1)
• Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

• Mehrjährige Berufserfahrung bevorzugt in Administration und Finanzmanagement
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
• Grundkenntnisse in SAP
• Erfahrungen im Umgang mit CRM-Systemen, bevorzugt Combit
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung

Wir bieten

• eine vielseitige und spannende Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Umfeld
• intensive Einarbeitung in die verschiedenen Aufgabenfelder
• sichere Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Nutzung des JobTickets im VBN, gute Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Autobahn, kostenlose Parkmöglichkeiten
• ein vielfältiges Weiterbildungsangebot, Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie Beratungs- und Sportangebote
• Angebote des Familienservice, z.B. Kinderferienbetreuung
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek sowie Geschäften und Restaurants in der Nachbarschaft

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Weitere Informationen: Dr. Corinna Dahm-Brey, Leiterin Stabsstelle Presse & Kommunikation, Tel.: 0441/798-2892